چطور زمان را مدیریت کنیم؟

پرورش مهارت مدیریت زمان، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. این مهارت به شما کمک می‌کند از روز خود بیشترین استفاده‌ی ممکن را داشته باشید و درنهایت منجر به موفقیت در محیط‌هایی چون محیط کار و مدرسه می‌شود. برای دستیابی به این هدف، با کار در محیط مناسب و اولویت‌بندی وظایف، زمان خود را به شکلی پُربار مدیریت کنید. در صورت لزوم، با خاموش کردن گوشی و رسانه‌های اجتماعی، حواس‌پرتی‌ها را تا حد امکان کاهش داده و از یک برنامه روزانه منظم پیروی کنید؛ به ‌طوری که از روز خود بیشترین بهره‌ی ممکن را داشته باشید.

روش اول: استفاده‌ی پربار از زمان 

1- محیط کار مناسبی ایجاد کنید. محیط کار تأثیر به سزایی بر میزان بهره‌وری کلی فرد دارد. در ارتباط با انتخاب محیط کار هیچ قانون محضی وجود ندارد، بنابراین محیطی را انتخاب کنید که فکر می‌کنید احساس بهتری به شخص شما می‌دهد. اطراف خود را با دکوراسیونی الهام‌بخش که در شما احساس شور و اشتیاق را بیدار می‌کند، پر کنید. این احساسات در تمرکز بر کار و افزایش بهره‌وری در آن، به فرد کمک زیادی خواهند کرد.

  • برای مثال، اگر هنرمندی خاص به شما الهام می‌بخشد، چند پرینت از نقاشی‌های وی را خریداری کرده و به دیوار محیط کار خود بیاویزید.
  • اگر این امکان وجود دارد که خود فضایی برای انجام کار انتخاب کنید، ترجیحاً فضایی عاری از هرگونه حواس‌پرتی را انتخاب کنید. کار کردن در مقابل تلویزیون به احتمال زیاد ایده‌ی خوبی نیست، اما شاید بتوان میزی در گوشه‌ای از اتاق ‌خواب جاسازی کرده و در آنجا کار کرد.

2- کارهای خود را به ترتیب اهمیت آن‌ها فهرست کنید. قبل از شروع کار روزانه، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. داشتن فهرستی از کارهایی که می‌بایست انجام شوند، ابزاری عالی جهت مدیریت زمان است. سعی کنید علاوه بر نوشتن کارهای خود، آن‌ها را کمی سازمان‌دهی کرده و کارها را به لحاظ اهمیت دسته‌بندی کنید.

  • پیش از ساخت لیست، گروه‌ها را از لحاظ اهمیت مرتب کنید. برای مثال، کارهایی که برچسب «فوری» دارند، امروز باید انجام شوند. انجام شدن کارهایی با برچسب «مهم، اما نه فوری» مهم است، اما می‌تواند کمی به تعویق بیفتد و کارهایی با برچسب «اولویت پایین» را می‌توان در صورت لزوم به بعد موکول کرد.
  • هرکدام از کارها را در یک دسته بگنجانید. برای مثال، اگر گزارشی دارید که حتماً باید آن روز به پایان برسد، این یک کار «فوری» خواهد بود. اگر می‌بایست پروژه‌ی کاری دیگری را آغاز کنید، اما مهلت تحویل آن تا بیش از دو هفته‌ی دیگر است، این کار «مهم، اما نه فوری» است. اگر تمایل دارید پس از کار کمی بدوید، اما انجام آن خیلی برایتان ضروری نیست، این یک کار «اولویت پایین» خواهد بود.

3- ابتدا کارهای مهم را انجام دهید. انجام وظایف سخت روز هنگام صبح و پیش از انجام هر کار دیگر، احساسی سرشار از موفقیت به فرد می‌بخشد؛ گویی موفقیت فرد از همان صبح آغاز شده و استرس او به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد. هر روز را با انجام مهم‌ترین کارهای فهرست خود آغاز كنید.

  • برای مثال، اگر پنج ایمیل دارید که باید به آن‌ها پاسخ دهید و گزارشی دارید که می‌بایست اصلاح شود، به محض ورود به دفتر آن‌ها را انجام دهید.
  • پیش از انجام کارهای مهم، از هرگونه وقت‌کشی غیرضروری در رسانه‌های اجتماعی بپرهیزید

4- همواره مقداری از کارهای خود را به همراه داشته باشید. اگر همواره مقداری کار قابل انجام به همراه داشته باشید، می‌توانید از زمان‌های بیکاری خود بیشترین بهره‌ی ممکن را ببرید. اگر در اتوبوس وقت خالی دارید، از آن جهت خواندن کتابی برای مدرسه یا کار استفاده کنید. اگر در فروشگاه خواروبار در صف انتظار هستید، می‌توانید برخی از ایمیل‌های کاری با تلفن همراه خود پاسخ دهید. اگر همواره کاری قابل انجام به همراه داشته باشید می‌توانید از زمان خود بیشترین بهره‌ی ممکن را ببرید.

  • اگر دانش‌آموز هستید، به فکر خریداری چند کتاب صوتی یا ضبط درس‌های خود باشید. به این شکل زمان انتظار در صف یا رفتن به کلاس قادر هستید به مطالب درسی خود گوش فرا دهید.

5- چند کار را با هم انجام ندهید. بسیاری از افراد تصور می‌کنند چندوظیفگی در طول روز ابزاری عالی برای انجام کارهای بیشتر و مدیریت عاقلانه زمان است. با این‌ حال، با تمرکز بر انجام چندین کار در یک زمان، در واقع میزان بهره‌وری فرد را کاهش خواهد داد. از آنجا که حین چندوظیفگی تمام توجه خود را روی یک کار خاص متمرکز نمی‌کنید، انجام کارها مدت زمان بیشتری طول خواهد کشید. به‌جای این کار، در یک زمان، تنها بر انجام یک کار تمرکز کنید. به این ترتیب کارها سریع‌تر انجام شده و امکان بیشترین استفاده از روز را به فرد خواهند داد.

  • به عنوان مثال، تمام ایمیل‌های خود را پاسخ دهید، سپس از حساب ایمیل خود خارج شده و به سراغ کار دیگری بروید و دیگر نگران ایمیل‌های خود نباشید. اگر در طول روز نیاز شد ایمیل‌های بیشتری را پاسخ دهید، می‌توانید این کار را پس از آن‌که کارهای در حال اجرا را به پایان رساندید انجام دهید.

بخش دوم: به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌های موجود

1- تلفن همراه خود را خاموش کنید. در صورت امکان، تلفن همراه خود را خاموش کنید. تلفن همراه در طول روز بخش قابل‌توجهی از زمان فرد را که می‌توانست به شکل پربارتری بگذرد، به خود اختصاص می‌دهد. مادامی که ورود به فیس‌بوک یا دید زدن ایمیل‌ها به‌آسانی ممکن باشد، احتمال این که این کار را انجام دهیم، یقیناً بیشتر خواهد بود. به خود لطف کرده و زمانی که در حال انجام کارهای دیگری هستید، تلفن همراه خود را خاموش کنید، به این شکل حتی اگر بدون در نظر گرفتن هرگونه عواقب، فقط به دنبال تلفن خود باشید تا وقفه‌ای ایجاد کنید، با یک صفحه‌ی خالی مواجه خواهید شد.

  • اگر برای کار خود به تلفن همراه نیاز دارید، آن را در سمت دیگر اتاق کار قرار دهید. هرچه دسترسی به آن سخت‌تر باشد، احتمال برداشتن آن کمتر خواهد بود. همچنین می‌توانید هرگونه اطلاعیه که مربوط به کار نیست را خاموش کنید.

2- مرورگرهای غیرضروری را ببندید. امروزه بسیاری از مردم کارهای خود را با تکیه بر کامپیوتر یا اینترنت انجام می‌دهند. هنگامی که در حال انجام کاری هستیم، کار با فیس‌بوک، توییتر یا سایر سایت‌هایی که موجب حواس‌پرتی می‌شوند، تأثیرات ناخوشایندی بر مهارت‌های مدیریت زمان خواهد داشت. همچنین اگر در مرورگر زبانه‌های مختلف مربوط به پروژه‌های قبلی یا جست‌وجوهای نامرتبط همچنان باز باشند، احتمال پرت شدن حواس فرد بیشتر خواهد بود. عادت کنید به‌محض آنکه کارتان با یک سایت به پایان رسید آن زبانه را ببندید و تمرکز خود را بر سایت‌هایی که برای کار در حال اجرا ضروری است، قرار دهید. حتی با محدود کردن تعداد زبانه‌های باز به یک عدد یا دو عدد خود را به چالش بکشید.

3- رسانه‌های اجتماعی را مسدود کنید. گاهی اوقات وسوسه ورود به فیس‌بوک یا توییتر آن‌قدر شیرین است که مبارزه با آن بسیار سخت خواهد بود. اگر رسانه‌های اجتماعی برای شما مشکل‌ساز می‌باشند، برنامه‌ها و وب‌سایت‌هایی زیادی وجود دارند که می‌توان از آن‌ها برای مسدودسازی موقت این سایت‌ها استفاده کرد.

  • برنامه SelfControl یک ابزار مفید برای کاربران سیستم‌عامل مک بوده که دسترسی به هر سایت دلخواه را تا مدت زمان مشخصی که خود فرد انتخاب می‌کند، مسدود می‌کند.
  • اگر تمایل دارید تمام این اسباب حواس‌پرتی را با هم خاموش کنید، برنامه‌ی Freedom هر بار امکان قطع دسترسی به اینترنت را تا 8 ساعت در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
  • برنامه‌ی Firefox Add-on Leechblock این امکان را در اختیار کاربران می‌گذارد که استفاده از سایت‌های مشخصی را تا یک حد معلوم در روز محدود نمایند.

4- تا حد ممکن از وقفه در کار بپرهیزید. وقفه‌ها سبب قطع جریان کار می‌شوند. اگر در حال انجام یک کار خاص هستید و برای انجام کار دیگری، کار اصلی را متوقف کردید، بازگشت به حالت کار اندکی سخت خواهد بود. وقتی بر روی انجام یک وظیفه‌ی معین کار می‌کنید، سعی کنید تا زمانی که آن وظیفه به اتمام نرسیده، کار دیگری انجام ندهید. مادامی که در حال تلاش برای تکمیل چیزی هستید، اشکالی ندارد اگر کارهای دیگر اندکی منتظر بمانند!

  • به عنوان مثال، اگر حین انجام کاری دیگر متوجه شدید، باید ایمیلی را پاسخ دهید، کار فعلی خود را برای پاسخ به آن ایمیل متوقف نکنید. در عوض جایی یادداشت کنید که می‌بایست پس از اتمام کار فعلی ایمیل را پاسخ دهید.
  • به خاطر داشته باشید، گاهی اوقات این اختلالات اجتناب‌ناپذیر است. برای مثال، اگر حین انجام کار یک تماس تلفنی فوری دریافت کردید، قطعاً باید تماس را پاسخ دهید. برای اجتناب از این وقفه‌ها تا حد توان تلاش کنید، اما هیچ‌گاه به خاطر وجود حواس‌پرتی‌های مقطعی در حین کار از خود عصبانی نشوید.

بخش سوم: تعهد به یک برنامه‌ی زمانی روزانه

1- از یک تقویم دیجیتال استفاده کنید. تکنولوژی با امکاناتی چون پیگیری مهلت تحویل کار، قرارهای ملاقات و سایر موارد دیگر ابزاری فوق‌العاده برای مدیریت زمان است. از تقویم‌ها در تلفن همراه و رایانه خود استفاده کنید و کارهای روزانه، مانند قرارهای ملاقات، برنامه‌ی کاری یا برنامه مدرسه خود را در آن یادداشت کنید. برای خود یادآور تنظیم کنید، برای مثال تلفن خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که یک هفته پیش از اتمام مهلت پرداخت قبوض، یادآوری برایتان ارسال کند. برای کارهایی چون مطالعه و کار روی پروژه‌ها یک برنامه‌ی زمانی طراحی کنید.

  • علاوه بر تقویم دیجیتال، داشتن یک تقویم کاغذی به عنوان یک پشتیبان نیز گزینه‌ی مناسبی است. می‌توانید آن را روی میز خود نگه داشته یا در کنار لیست برنامه‌ریزی با خود حمل کنید. گاهی نوشتن نکات بر روی کاغذ، در یادآوری آسان‌تر آن‌ها تأثیر به سزایی خواهد داشت.

2- زمان‌هایی را که از بهره‌وری بیشتری برخوردارید، شناسایی کنید. هر فرد در طول روز در یک مقطع زمانی خاص بیشترین میزان بهره‌وری خود را دارد. این مسئله در فهم آنکه در چه مقاطعی از روز قادر هستید که بیشترین بهره ممکن را از زمان خود ببرید و در برنامه‌ریزی برای کار کردن در این مقاطع زمانی کمک زیادی خواهد کرد. به عنوان مثال، اگر احساس می‌کنید هنگام صبح انرژی بیشتری دارید، سعی کنید دشوارترین کار خود را در آن زمان انجام دهید. بدین ترتیب در طول شب می‌توانید به‌راحتی استراحت کرده و کارهایی را انجام دهید که برایتان آرامش‌بخش است و از آن‌ها لذت می‌برید.

  • شناسایی این نقاط اوج انرژی ممکن است مدت زمانی طول بکشد، سعی کنید میزان انرژی و تمرکز کلی روزانه‌ی خود را در طول یک هفته یا بیشتر مورد بررسی قرار دهید. این کار کمک می‌کند زمان اوج بهره‌وری خود را شناسایی کنید.

3- 30 دقیقه‌ی ابتدایی صبح را صرف برنامه‌ریزی برای روز خود کنید. این کار خود می‌تواند یک بازی صبحگاهی برای شما باشد. به‌محض آن‌که برخاستید، به کارهایی که باید انجام دهید و طراحی یک برنامه زمانی برای انجام آن‌ها فکر کنید. تعهدات کاری را همانند تعهدات اجتماعی و مشاغل کاری در نظر داشته باشید.

  • برای مثال با خود بگویید از ساعت 8 تا 4 کار می‌کنم، سپس با مادربزرگ تماس می‌گیرم و تولد او را تبریک می‌گویم و بعد از کار لباس خود را از خشک‌شویی می‌گیرم. صبح ترتیب انجام این کارها را در ذهن خود تنظیم کنید.
  • اگر مادربزرگ شما زمان خواب و بیداری متفاوتی دارد، سعی کنید پس از اتمام کار خود با او تماس بگیرید، به‌طوری‌که در دیروقت نباشد، سپس برای برداشتن لباس خود از خشک‌شویی برنامه‌ریزی کنید.

4- برای زمان استراحت و وقفه‌های کاری برنامه‌ریزی کنید. هیچ‌کس نمی‌تواند به‌طور مداوم بدون وقفه و استراحت کار کند. این‌که گاهی در یک سری مقاطع زمانی وقفه‌ها و حواس‌پرتی‌ها را بپذیریم، کار بدی نیست. برنامه‌ریزی کمک می‌کند تا زمان این وقفه‌ها و کارهای ضروری را از هم جدا کرده و تمییز دهیم. به‌این‌ترتیب احتمال آنکه این وقفه‌های زمانی روز فرد را به‌طور کامل در دست گرفته و آن را به‌طور کل خراب کنند، کاهش خواهد یافت.

  • در کنار توقف‌های بسیار کوچک زمانی، وقفه‌ها و زمان‌های استراحت طولانی‌تر را نیز در طول روز خود بگنجانید.
  • برای مثال، برنامه‌ریزی کنید که هر روز رأس ساعت 1 بعدازظهر یک ساعت کامل به‌صرف نهار اختصاص داده و پس از بازگشت از کار، برای استراحت نیم ساعت تلویزیون تماشا کنید.
  • همچنین می‌توانید در طول کارهای روزانه وقفه‌های کوچکی برای خود برنامه‌ریزی کنید. برای مثال اگر در حال نوشتن یک مقاله هستید، پس از هر 500 کلمه به خود اجازه دهید فیس‌بوک‌تان را چک کنید.

5- برخی از کارها را در تعطیلات آخر هفته انجام دهید. تعطیلات آخر هفته معمولاً برای استراحت، آرامش و لذت بردن است، بنابراین بیرون رفتن را فراموش نکنید. با این حال، انجام دادن بخش کوچکی از کارها در این زمان کمک بسیار خوبی است. به کارهای کوچکی که آخر هفته‌ها روی هم تلنبار شده و شنبه را روز سختی می‌سازند، فکر کنید.

  • برای مثال، می‌توان در طول آخر هفته نگاهی کلی به ایمیل‌های خود انداخته و سپس به تعداد کمی از آن‌ها پاسخ داد تا روز شنبه ایمیل‌های کمتری برای بررسی داشته باشیم. همین‌طور می‌توانید ایمیل‌هایی که شنبه صبح باید سریعاً پاسخ داده شوند را هایلایت کنیم.

6- برنامه‌ی خواب منظمی داشته باشید. اگر قصد دارید زمان خود را مدیریت کنید، داشتن یک برنامه زمانی برای خواب امری بسیار حیاتی است. این برنامه خواب تضمین می‌کند که فرد صبح زود بیدار شود و کاملاً برای شروع روز خود آماده باشد. برای داشتن یک برنامه خواب منظم، به رختخواب رفته و به هر سختی، هر روز، حتی در تعطیلات آخر هفته، در یک ساعت معین بیدار شوید. پس از مدتی بدن با چرخه خواب و بیداری خود سازگار می‌شود و رفته رفته زمان خواب احساس خستگی کرده و زمانی که بیدار می‌شوید، پرانرژی خواهید بود.

 

منبع: Wikihow


دیدگاهتان را بنویسید

person
email

keyboard_arrow_up